toDo Listen nach Verantwortlichkeit

VerantwortlichkategorieTurnusFälligkeittoDoBeschreibungID
Anja Zander ErvenichOktoberfestJährlich vor Oktoberfest01.09.2023Organisation und Durchführung der Tombola113
Seniorenfeierjährlich vor der Feier01.11.2024Liste der über 60-jährigen aktualisieren140
SeniorenfeierJährlich vor der Seniorenfeier01.12.2024Senioren einladen85
BeisitzerKirmes03.06.2024Aufbau und Zelt SchmückenUtensilien zum Aufbauen und Schmücken organisieren und Team zusammenstellen200
Cedrik VidahlKirmesJährlich vor der Kirmes01.10.2023Vertrag Tanzmusik73
Helpenstein allgemeinJährlich nach dem Oktoberfest15.10.2023Oktoberfest für Folgejahr auf Facebook einrichten116
Helpenstein allgemeinbei Bedarf01.11.2023Pflege Aussenanlage Kapelle und BildstockRückschnitt und Pflege der Außenanlage an Kapelle und Bildstock im Frühjahr und vor Kirmes187
Helpenstein allgemeinEinmalig01.01.2024Plakatwand erneuern bzw. neues KonzeptDie Plakatwand muss in den nächsten 1-2 Jahren erneuert werden.129
KirmesJährlich02.05.2024Zeltplan mit Markus Moll und König abstimmenZeltplan maßstäblich als Zeichnung erstellen

11.12.2022
Cedrik Vidahl hatte sich dafür angeboten
195
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes01.06.2024Kirmes für Folgejahr auf Facebook einrichten21
Christian SchmitzKirmesbei Bedarf00.00.0000Ansprechpartner für Zeltverleih124
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.01.2024ToilettenwagenAbklären der Zeiten für die Leerung des Toilettenwagen mit Zeltverleih15
Helpenstein allgemeinJährlich Anfang des Jahres01.02.2024Zeltgröße festlegen und mit Zeltverleih abstimmen14
KirmesJährlich01.02.2024Hähne bestellenBei Dietmar Heiser aus Münchrath fragen, evtl. über Martin.202
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.04.2024Schausteller für KirmesSchausteller für die Kirmes festmachen45
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest01.05.2024Bierwagen bestellen Oktoberfest77
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Biergutscheine KirmessonntagFestlegen wer Gutscheine bekommt und wer diese besorgen
-Musikverein
- Tambourcorps
-Feuerwehr ?
- sonstige ?
91
Helpenstein allgemeinjährlich vor der Kirmes01.07.2024TischreservierungenFür Sonntag Morgens werden Tischreservierungen für Vorstand/Ehrengäste, Unternehmertisch und Tambourcorps benötigt. Norbert und Christian kümmern sich hierum 152
Kirmesjährlich vor Kirmes01.07.2024Musikbühne für ZeltGröße und Standort der Musikbühne mit Tanzmusik und Zeltwirt klären.181
Christiane ErvenichSeniorenfeierJährlich vor der Seniorenfeier01.12.2024Senioren einladen85
Christoph BongartzKirmesJährlich vor der Kirmes01.10.2023Vertrag Tanzmusik73
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.11.2023Vertrag Musikverein71
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024E-Mail an das Tiefbauamt der Stadt Neuss (Hans-Jürgen Stellwagen) mit dem aktuellen Fahnenplan28
Helpenstein allgemein19.07.2024Absperrung Kirmes am KapellchenFür die Messe am Samstag und die Ehrung am Sonntag muss der Bereich vor der Kapelle abgesperrt werden.139
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes26.07.2024GEMA Kirmes Musikfolge zusenden58
Claudia BongartzOktoberfestJährlich vor Oktoberfest01.09.2023Organisation und Durchführung der Tombola113
Kirmesjährlich01.05.2024Anstecker KöniginAb sofort sollen alle Königinnen einen Anstecker als Erinnerung erhalten. Claudia kümmert sich hierum210
KirmesJährlich vor der Kirmes01.06.2024Blumenschmuck Kapellchen und BildstockBlumenschmuck für Kirmes besorgen und am Kapellchen und Bildstock aufstellen53
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.07.2024Blumenschmuck für das ZeltBlumen für das Zelt besorgen und im Zelt aufbauen
Tischläufer Helpenstein
das Budget liegt bei 300 Euro.
52
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.07.2024Kranz / Blumen für die Kirmestage bestellen und teilweise abholen100
Seniorenfeierjährlich vor der Feier01.11.2024Liste der über 60-jährigen aktualisieren140
SeniorenfeierJährlich vor der Seniorenfeier01.12.2024Senioren einladen85
Felix ThielHelpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.02.2024Imbiss für KirmesImbiss für die Kirmes festmachen46
gesamter VorstandKirmes00.00.0000AnsprechpartnerTiebauamt Stadt Neuss
Hans-Jürgen Stellwagen
02131/90-8920
hans-juergen.stellwagen_at_stadt.neuss.de

Bürger- und Ordnungsamt Stadt Neuss
Ralf Weyers
02131/90-3226
0177/7321212 R
alf.Weyers_at_stadt.neuss.de

René Dienstbier
0177/7321214

Stadtentwässerung
Heinz-Leo Lürpen
02131/90-8755
0172/2179254
heinz-leo.luerpen_at_stadt.neuss.de

Karl-Heinz Kamp
02131/468385
0172/4355240
Getraenkekamp_at_aol.com

Kirmesgesellschaft Fidele Brüder Helpenstein
IBAN DE88 3055 0000 0093 4955 96
BIC WELADEDNXXX
38
KirmesEinmalig00.00.0000Bilder der Könige auf Homepagees fehlen noch einige Bilder der Königspaare118
Oktoberfest07.09.2023Oktoberfest 2023 - Versammlung vor dem Fest2023 wird die Bewirtung des Oktoberfest von Markus Moll übernommen.
Von den Helpensteinern werden Tombola und Kuchenverkauf organisiert.
Offene Punkte
- Genehmigung Stadt Neuss
- Klowagen
- GEMA-Anmeldung
208
Oktoberfesteinmalig16.09.2023Ausrichtung OKtoberfest23.02.2023
Oktoberfest wird von Markus Moll bewirtet. Tombola und Kuchen wird von Helpenstein organisiert.


Nach aktueller Lage beträgt der Überschuss beim Oktoberfest nur noch ca. 600 Euro. Über die zukünftige Ausrichtung des Oktoberfest soll auf einer der nächsten Versammlungen gesprochen werden.
188
Helpenstein allgemeinjährlich 01.10.2023Weihnachtsbaum organisierenWenn möglich jedes Jahr einen Sponsor finden, der die Kosten des Weihnachtsbaum übernimmt.
2019 hat sich Norbert Ervenich bereit erklärt die Kosten zu übernehmen.
163
VorstandJährlich vor der Abrechnungsversammlung14.11.2023Neuwahlen VorstandKlären wer bei der nächsten Abrechnungsversammlung neu gewählt werden muss
2022 Vorsitzender, Kassierer, Stellv. Vorsitzender, Stellv. Schriftführer, Beisitzer, Kassenprüfer
2021 keine Wahl
2020 keine Wahl
2019 Kassierer, Stellv. Vorsitzender, Stellv. Schriftführer, Beisitzer, Kassenprüfer
2018 Stellv. Kassierer, Vorsitzender, Schriftführer, Beisitzer, Kassenprüfer, Jugendvertreter
2017 1. Kassierer, stellv. Vorsitzender, stellv. Schriftführer, Beisitzer, Kassenprüfer
2016 Stellv. Kassierer, Vorsitzender, Schriftführer, Beisitzer
2015 1. Kassierer, stellv. Vorsitzender, stellv. Schriftführer
2014 keine Wahl
2013 keine Wahl
89
Helpenstein allgemein02.12.2023TannenbaumfestDas Tannenbaumfest findet am 02.12.2023 statt. Bisher haben wir noch keinen Tannenbaum. 192
Helpenstein allgemeinJährlich nach dem Weihnachtsbaumfest03.12.2023Aufräumen nach dem Weihnachtsbaumfest136
SeniorenfeierJährlich vor der Seniorenfeier10.12.2023Kuchenspenden Seniorenfeier87
Helpenstein allgemeinzum Jahresanfang01.01.2024Termine für das kommende Jahr festlegenKirmes
Oktoberfest
Seniorenfeier
Dorfversammlungen

Vorstandsversammlungen einmal je Quartal
Auszahlungsversammlung
Abrechnungsversammlung
Nachlese der letzten Kirmes

Termine mit den benachbarten Orten abstimmen
3
Kirmes31.01.2024Stationen für Kirmesmontag festlegen30.08.2023
Kleervbochse (Spielplatz?)
Inge und Andreas
Georg (Bömmelter)
196
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Kirmesflyer verteilenBroschüren, Verteilung organisieren49
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Kassendienst für Kirmes festlegenDie Einteilung des Kassendienstes wird auf der letzten Vorstandsversammlung vor der Mitgliederversammlung besprochen werden.90
Helpenstein allgemeinjährlich auf Kirmes01.07.2024Lagebesprechung am SamstagZukünftig trifft sich der Vorstand am Samstag Abend um 20:00, 22:00 und 24:00 Uhr an der Theke zu kurzen Lagebesprechungen.172
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes23.07.2024Zelt / Kirmesplatz abschmücken/aufräumenDer Vorstand trifft sich Kirmesmittwoch um 11:00 Uhr:
Traversensystem für Mesh-Banner Hauptsponsor abbauen
Zeltschmuck abbauen
Kirmesplatz checken, evtl. aufräumen

56
VorstandEinmalig01.01.2025Neuwahl Jugendvertreter141
Henrik BerkelKirmesJährlich nach der Kirmes21.09.2023Kirmesnachlese mit Tambourcorps SpeckRückblick auf die letzte Kirmes
Ausblick auf die nächste Kirmes
72
Helpenstein allgemeinEinmalig30.09.2023PoloshirtsFür den Vorstand sollen neue PoloShirts angeschafft werden.
Henrik hat Muster vorgestellt und eine Auswahl wurde getroffen.
88
KirmesJährlich vor der Kirmes01.10.2023Vertrag Tanzmusik73
VorstandEinmalig19.10.2023Datenschutz / Satzung überarbeiten23.02.2023
Finale Version wurde nochmal von Norbert Wardin geprüft. Vorher versenden und bei Nicht-Annahme melden. Verabschiedung am 24. Juni 2023

03.06.2019
Die Satzung wurde überarbeitet und soll auf der nächsten Abrechnungsversammlung verabschiedet werden.

15.11.2018
Im Januar setzen sich Peter, Martin, Wolfgang, Michael und Matthias mit Hans Cöllen zusammen um das Thema Datenschutz und neue Satzung zu besprechen. Danach soll dann die neue Satzung erstellt und an alle Mitglieder verteilt werden.

11.1.2018
Die Änderungen wurden gesprochen. Michael aktualisiert die Satzung. Sie soll auf der nächsten Auszahlungsversammlung von der Versammlung genehmigt werden.

9.11.2017
Michael überarbeitet die Satzung und schickt einen aktuellen Entwurf an den Vorstand. Die Änderungen sollen dann auf einer der Versammlungen 2018 verabschiedet werden.

9.7.2016
Die aktuelle Satzung sollte überarbeitet werden. Michael prüft diese und schickt eine Email mit Änderungsvorschlägen an den Vorstand. Bei der nächsten Versammlung sollen diese besprochen werden.
93
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.11.2023Vertrag Musikverein71
KirmesWährend der Kirmes22.07.2024Ansage HahneköppenAnsage macht der 2. Vorsitzende110
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes26.07.2024GEMA Kirmes Musikfolge zusenden58
Henrik ErvenichHelpenstein allgemeinJährlich nach dem Oktoberfest15.10.2023Oktoberfest für Folgejahr auf Facebook einrichten116
Helpenstein allgemeinbei Bedarf01.11.2023Pflege Aussenanlage Kapelle und BildstockRückschnitt und Pflege der Außenanlage an Kapelle und Bildstock im Frühjahr und vor Kirmes187
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes01.06.2024Kirmes für Folgejahr auf Facebook einrichten21
KönigHelpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.03.2024Kirmesflyer erstellenFotos, Texte, Stories, Artikel Themen sammeln, bzw. schreiben.

40
Laurin TitzeHelpenstein allgemeinbei Bedarf01.07.2024PressearbeitKontakt zur Presse halten
Artikel für Kirmes und Oktoberfest vorbereiten

Christoph.Kleinau_at_ngz-online.de
redaktion_at_ngz-online.de
online_at_ngz-online.de
redaktion_at_stadt-kurier.de
redaktion.neuss_at_westdeutsche-zeitung.de
baten_at_ngz-online.de
59
Markus VidahlKirmesJährlich vor der Kirmes01.10.2023Vertrag Tanzmusik73
Kirmesregelmässig alle 5 Jahre01.12.2023Versicherungen prüfen23.11.2018
Die Verträge in der jetztigen Form sind OK. Eine Änderung ist nicht erforderliche.

Die bestehenden Versicherungen müssen geprüft und ggf. aktualisiert werden.
142
Kirmesjährlich vor Kirmes01.07.2024Musikbühne für ZeltGröße und Standort der Musikbühne mit Tanzmusik und Zeltwirt klären.181
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes10.07.2024Zelt vorbereiten/schmückenTraversensystem für Mesh-Banner Hauptsponsor aufbauen
Banner und Fahnen aufhängen
Sponsorentafel evtl. Banner Hauptsponsor anbringen
54
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes26.07.2024GEMA Kirmes Musikfolge zusenden58
Martin KluthKirmesbei Bedarf00.00.0000Besuch diverser Schützentreffen Neuss, Grevenbroich, Holzheim107
OktoberfestJährlich nach Oktoberfest01.11.2023Kassenbericht Oktoberfest erstellen83
Kirmesregelmässig alle 5 Jahre01.12.2023Versicherungen prüfen23.11.2018
Die Verträge in der jetztigen Form sind OK. Eine Änderung ist nicht erforderliche.

Die bestehenden Versicherungen müssen geprüft und ggf. aktualisiert werden.
142
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.02.2024Termin und Ablauf Gottesdienst mit Pfarrer absprechen, Texte vorbereiten98
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes30.06.2024Vorbereitung Auszahlungsversammlung33
Kirmesjährlich vor der Abrechnungsversammlung01.11.2024Treffen PHM und Vorstand Kassierer und stellv. Kassierer:
E-Mail an 1. Kassiere. 1. und 2. Vorsitzenden und am PHM (Termin festlegen für Abrechung des GJ)
Treffen PHM vorbereiten

PHM:
Geschäftsbericht erstellen
35
Matthias ErvenichKirmesregelmässig00.00.0000Mitgliederlisten in der Datenbank pflegen30
Homepageregelmässig00.00.0000Regelmässige Pflege der Homepage23
Helpenstein allgemeinbei Bedarf00.00.0000Archivierung von Fotos und sonstigen Dokumenten (z.B. auch Veröffentlichungen zur Helpensteiner Historie). Hier könnten wir noch erheblich professioneller arbeiten. Sobald wir eine vernünftige Internetverbindung zum Hochladen von Daten z.B. in eine Internet-Datenbank haben, würde ich hier gerne mehr Zeit investieren und Matthias unterstützen.114
Homepagebei Bedarf00.00.0000Facebookseite pflegen117
KirmesEinmalig00.00.0000Bilder der Könige auf Homepagees fehlen noch einige Bilder der Königspaare118
Vorstandnach den Versammlungen20.04.2024Protokolle erstellenProtokoll erstellen
Protokoll an vorstand_at_helpenstein.com verschicken
Protokoll auf der Homepage archivieren
1
KirmesJährlich zum 1. Mai02.05.2024Einladungen Ehrengäste KirmessonntagSchriftführer:
Einladungen erstellen und ausdrucken

Vorsitzender:
unterschreiben und Verteilen/per Post verschicken


2
Helpenstein allgemeinmonatlich13.05.2024Einladung VorstandsversammlungZukünftig soll jeden Monat am dritten Donnerstag des Monats eine kurze Vorstandsversammlung stattfinden bei der die aktuellen Themen und Aufgaben besprochen werden.
Matthias erstellt die entsprechenden Terminabfragen.
144
Helpenstein allgemeinbei Bedarf01.07.2024PressearbeitKontakt zur Presse halten
Artikel für Kirmes und Oktoberfest vorbereiten

Christoph.Kleinau_at_ngz-online.de
redaktion_at_ngz-online.de
online_at_ngz-online.de
redaktion_at_stadt-kurier.de
redaktion.neuss_at_westdeutsche-zeitung.de
baten_at_ngz-online.de
59
Helpenstein allgemeinvor den Versammlungen01.07.2024Einladungen zu Versammlungen Online stellenLaut neuer Satzung werden die Einladungen zu Versammlungen künftig auf der Homepage veröffentlicht.170
Kirmesjährlich vor Kirmes10.07.2024Vordruck für Liste der Ehrengäste erstellen214
Homepagenach Kirmes25.07.2024Könige auf Homepage aktualisieren17
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes25.07.2024Neue Seite Kirmes für Folgejahr einrichten19
Helpenstein allgemeinNach der Kirmes und der Abrechnungsversammlung26.07.2024Vorstand auf Homepage aktualisieren 22
Helpenstein allgemeinNach der Kirmes und nach der Abrechnungsversammlung 27.07.2024Email-Verteiler Vorstand aktualisierenNach der Kirmes und nach der Abrechnungsversammlung 18
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes31.07.2024Termin Nachlese Kirmes festlegen127
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest01.09.2024Einladung Oktoberfest- Sponsoren
- Musikverein
- Tambourcorps
- Feuerwehr Hoisten
79
Helpenstein allgemeinJährlich Anfang des Jahres11.03.2025Termine Neusser Schützenfeste aktualisieren20
Michael HolzschneiderKirmesregelmässig00.00.0000Mitgliederlisten in der Datenbank pflegen30
Kirmesregelmässig00.00.0000Beiträge der Auswärtigen Mitglieder kassieren32
Helpenstein allgemeinbei Bedarf00.00.0000Archivierung von Fotos und sonstigen Dokumenten (z.B. auch Veröffentlichungen zur Helpensteiner Historie). Hier könnten wir noch erheblich professioneller arbeiten. Sobald wir eine vernünftige Internetverbindung zum Hochladen von Daten z.B. in eine Internet-Datenbank haben, würde ich hier gerne mehr Zeit investieren und Matthias unterstützen.114
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.04.2024Treffen mit Ralf Weyers (Ortnungsamt Stadt Neuss)26
Kirmeseinmalig01.05.2024Anschreiben Mitglieder/HelpensteinerAlle Mitglieder und Helpensteiner sollen angeschrieben werden. Inhalt: Hinweis auf Vorverkauf Karten und Abfrage wegen Teilnahme am Montagsfrühstück.209
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Beantwortung der E-Mail vom Bürger- und Ordnungsamt (Ralf Weyers) zum kommenden Schützenfest24
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024"Kirmes Böllern" klären wo und wann mit dem Bürger- und Ordnungsamt25
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Melden der Mitgliederzahlen an Stadt Neuss125
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Zuschuss Stadt Neuss beantragen67
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024GEMA Kirmes Veranstaltung anmelden43
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Kassendienst für Kirmes festlegenDie Einteilung des Kassendienstes wird auf der letzten Vorstandsversammlung vor der Mitgliederversammlung besprochen werden.90
Kirmesjährlich vor Kirmes01.06.2024Genehmigung bei der Stadt einholen182
KirmesJährlich vor Kirmes30.06.2024Einlasskontrollen Kirmes6
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes30.06.2024Vorbereitung Auszahlungsversammlung33
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes30.06.2024E-Mail an den Vorstand wer Geld für die Kirmestage für z.B. das Karusell benötigt2018
350 EUR Karussell (Christian)
300 EUR Kinderbelustigung (Wolfgang)
[ein Teil wie aus der Oktoberfestkasse bezahlt]
37
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes30.06.2024E-Mail an die Stadtentwässerung Neuss (Heinz-Leo Lürpen) mit den Zeiten zur Leerung des Toilettenwagen27
KirmesJährlich vor Kirmes01.07.2024Damenkarten5
KirmesJährlich vor Kirmes01.07.2024Liste Hahneköppen vorbereiten4
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest06.09.2024GEMA Oktoberfest Veranstaltung anmelden44
Kirmesjährlich vor der Abrechnungsversammlung01.11.2024Vorbereitung der Abrechungsversammlung34
Kirmesjährlich vor der Abrechnungsversammlung01.11.2024Treffen PHM und Vorstand Kassierer und stellv. Kassierer:
E-Mail an 1. Kassiere. 1. und 2. Vorsitzenden und am PHM (Termin festlegen für Abrechung des GJ)
Treffen PHM vorbereiten

PHM:
Geschäftsbericht erstellen
35
Seniorenfeierjährlich vor der Feier01.11.2024Liste der über 60-jährigen aktualisieren140
KirmesJährlich vor der Kirmes01.01.2025Antrag bei der Stadt stellen wegen Straßennutzung Kirmes97
noch nicht zugeordnetHelpenstein allgemein01.12.2023Flyer DorfversammlungZur nächsten Dorfversammlung am 27.01.2023 soll ein Flyer erstellt werden135
Helpenstein allgemeinEinmalig01.01.2024Hinweisschild Hildegundis vor der Kapelle64
Kirmes03.01.2024neue FahnenDer Entwurf für neue Fahnen muss erstellt werden191
KirmesJährlich zwischen 1. Mai - 15. Juli01.06.2024Plakate verteilenPlakate A2 Kirmes und Plakate A2 Samstag in den Schützenzelten der Region verteilen
Plakate verteilen Freitag vor Holzheimer Kirmes
8
Kirmesjährlich vor Kirmes01.06.2024Messe und Krönung an der KapelleTisch für Messe vor der Kapelle besorgen und aufstellen
Stofftischtuch, Windlicht und Kreuz aufstellen
Kerzen in der Kapelle anmachen
Lautsprecheranlage besorgen (bis jetzt H.-J. Lorenzen)
17:45 Uhr Treffen Präsident mit Königspaaren
nach der Messe alles aufräumen, Kerzen ausmachen
183
Helpenstein allgemeinWährend der Kirmes01.07.2024Organisation Gottesdienst (Deko in der Kapelle, Aufbau, Abbau)103
Norbert ErvenichHelpenstein allgemeinEinmalig01.01.2024Plakatwand erneuern bzw. neues KonzeptDie Plakatwand muss in den nächsten 1-2 Jahren erneuert werden.129
Helpenstein allgemeinjährlich vor der Kirmes01.07.2024TischreservierungenFür Sonntag Morgens werden Tischreservierungen für Vorstand/Ehrengäste, Unternehmertisch und Tambourcorps benötigt. Norbert und Christian kümmern sich hierum 152
Kirmesjährlich vor Kirmes01.07.2024Hebebühne für Zeltaufbau179
Paul BongartzHelpenstein allgemeinbei Bedarf01.11.2023Pflege Aussenanlage Kapelle und BildstockRückschnitt und Pflege der Außenanlage an Kapelle und Bildstock im Frühjahr und vor Kirmes187
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.11.2023Vertrag Musikverein71
Helpenstein allgemeinEinmalig01.01.2024Plakatwand erneuern bzw. neues KonzeptDie Plakatwand muss in den nächsten 1-2 Jahren erneuert werden.129
Kirmes03.06.2024Aufbau und Zelt SchmückenUtensilien zum Aufbauen und Schmücken organisieren und Team zusammenstellen200
Kirmes01.07.2024Abbauen der Utensilien der Kirmesgesellschaft am letzten Kirmestag organisieren11.12.2022
Termin und Zeiten festlegen
Team zusammenstellen
Utensilien abbauen und an den Lagerplatz zurückbringen
Inventarliste erstellen
198
Helpenstein allgemeinJährlich nach der Kirmes26.07.2024GEMA Kirmes Musikfolge zusenden58
Peter BaumannKirmesregelmässig00.00.0000Mitgliederlisten in der Datenbank pflegen30
KirmesJährlich vor Oktoberfest01.09.2023Plakatwand aufbauen und Plakat aufhängen81
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest09.09.2023Plakate/Handzettel für OktoberfestA4 und A3 erstellen und verteilen80
OktoberfestJährlich nach Oktoberfest01.10.2023Plakatwand abbauen nach Oktoberfest82
Helpenstein allgemeinJährlich im Advent01.12.2023Weihnachtsbaum setzen65
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest01.01.2024Klowagen bestellen Oktoberfest76
Helpenstein allgemeinEinmalig01.01.2024Plakatwand erneuern bzw. neues KonzeptDie Plakatwand muss in den nächsten 1-2 Jahren erneuert werden.129
KirmesJährlich vor der Kirmes01.01.2024Hähne für HahneköppenDer Hahn kann über Dietmar Heiser aus Münchrath bezogen werden
Hahn Montags abholen
1 Sack Hühnerfutter und eine Kiste Alt für Heiser besoregn und mitnehmen
50
Helpenstein allgemeinbei Bedarf01.04.2024Organisation der Besuch der Kirmes/Schützenfeste Münchrath, Hoisten, Speck/Wehl, Neuss ect.105
Vorstandnach den Versammlungen20.04.2024Protokolle erstellenProtokoll erstellen
Protokoll an vorstand_at_helpenstein.com verschicken
Protokoll auf der Homepage archivieren
1
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024GroßflächenwerbungGroßflächenwerbung anbringen
Banner an Anhänger anbringen und Hänger prominent platzieren. Z.B. an Schützenplätzen der Umgebung.
47
KirmesJährlich vor der Kirmes22.07.2024Kirmesmontag Hähne abholen55
Kirmesjährlich nach der Kirmes27.07.2024Plakate abhängenDie Plakate sollen zeitnah nach Kirmes abgehangen werden. Beim Aufhängen der Plakate sollen deren Standorte notiert werden, damit beim Abhängen der Plakate keine vergessen werden (toDo 174
PHMPHMJährlich nach der Kirmes01.08.2023Review Gespräch mit ZeltwirtTermin zwischen vom 1.8. und 30.9. terminieren147
KirmesJährlich nach der Kirmes21.09.2023Kirmesnachlese mit Tambourcorps SpeckRückblick auf die letzte Kirmes
Ausblick auf die nächste Kirmes
72
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.03.2024Kirmesflyer erstellenFotos, Texte, Stories, Artikel Themen sammeln, bzw. schreiben.

40
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes31.03.2024Drucksachen entwerfen und in Druck gebenPlakate A2 Kirmes,
Plakate A2 Kirmessamstag,
Eintrittskarten,
Einladungen U-Stammtisch
Einladungen Königinnen,

8x Banner Großflächenwerbung,
2x Banner für Anhänger
Banner Mesh für Hauptsponsor
Kirmes-Großplakat für Landstraße
Tischläufer Hauptsponsor
Tischläufer Helpenstein grüßt…
Safe the Date für Okto.-Fest und Kirmes des nächsten Jahres

39
Helpenstein allgemeinjährlich vor der Kirmes01.05.2024EintrittskartenZukünftig sollen Freikarten von anderen Eintrittskarten (z.B. Unternehmerpaket) unterschieden werden können. Daher sollen diese andersfarbig bedruckt werden 153
Kirmesjährlich vor Kirmes01.05.2024Stele für Werbung/Sponsoren180
Homepageregelmässig08.05.2024Sponsoren auf Homepage aktualisierenSponsoren checken, Daten besorgen/entwerfen
Neue Sponsoren akquirieren, Daten besorgen/entwerfen
16
Kirmeseinmalig18.05.2024Sicherheitsdienst für Kirmes organisieren11.12.2022
Für die Kirmes 2023 wird ein Sicherheitsdienst benötigt.

7.11.2019
Auftragsbestätigung bekommen wir, Marc würde gerne zur Vorstandsversammlung im Dezember kommen und dort alles weitere besprechen für das nächste Jahr (wie in der Vorstandsversammlung besprochen). Weil ich ab morgen im Urlaub bin und deshalb nicht an der Versammlung teilnehmen kann, wollte er lieber im Dezember mit mir zusammen kommen.

Zeitnah soll ein Gespräch mit Marc Nauheim stattfinden, bei dem die Kirmes 2019 besprochen wird. Er soll zukünftig rechtzeitig mit in die Planungen der Kirmes eingebunden werden.
Es wurde klar gestellt dass der Sicherheitsdienst alleine dafür zuständig ist wer ins Zelt gelassen wird und wer nicht.
Für die nächsten Jahre benötigen wir vor der Kirmes eine Auftragsbestätigung des Sicherheitsdienstes.
Felix kümmert sich um diese Punkte.
177
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Radiospot NEWS 89.4 abklären48
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Sponsoren Einladungen und Rechnungen 41
KirmesJährlich vor der Kirmes01.07.2024Radiospot aufzeichnen51
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest01.09.2024Einladung Oktoberfest- Sponsoren
- Musikverein
- Tambourcorps
- Feuerwehr Hoisten
79
Kirmesjährlich vor der Abrechnungsversammlung01.11.2024Treffen PHM und Vorstand Kassierer und stellv. Kassierer:
E-Mail an 1. Kassiere. 1. und 2. Vorsitzenden und am PHM (Termin festlegen für Abrechung des GJ)
Treffen PHM vorbereiten

PHM:
Geschäftsbericht erstellen
35
SchriftführerHelpenstein allgemeinEinmalig01.12.2023Dorfversammlungen 2024 vorbereitenThemen für 2024 noch festlegen

Termine für Versammlungen festlegen
Versammlungsort festlegen
Rückblick Kirmes 2022
Organisation und Programm Kirmes 2023
Organisation Oktoberfest 2023
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Sebastian + Gina BongartzHelpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.03.2024KinderbelustigungOrganisation der Kinderbelustigung, inklusive der Beschaffung der Preise und des Wurfmaterials sowie der Helfer.
Das Geld bekommen wir aus der Oktoberfestkasse.
In diesem Jahr erstmals auch mit dem Kontakt zum Zirkus Traber (was wir ggf. beibehalten möchten).
Das Budget liegt bei 300 Euro
109
Sonja HolzschneiderSeniorenfeierJährlich vor der Seniorenfeier01.12.2024Senioren einladen85
stellvertretender KassiererVorstandeinmalig04.01.2024VorstandskrawattenFür die neuen Vorstandsmitglieder werden Krawatten benötigt. Mit Martin klären, ob wir noch welche haben oder nachbestellen können 167
Theo BongartzOktoberfestJährlich vor Oktoberfest02.09.2023Plakat für Plakatwand erstellen Oktoberfest78
Kirmesvor der Kirmes16.03.2024Kirmesplakate erstellenDer geänderte Programmablauf der Kirmes muss bei der Erstellung der Plakate berücksichtigt werden.164
Kirmesjährlich01.05.2024Banner für Krönungstisch drucken lassenBanner hinter dem Krönungstisch am Krönungsabend212
Homepageregelmässig08.05.2024Sponsoren auf Homepage aktualisierenSponsoren checken, Daten besorgen/entwerfen
Neue Sponsoren akquirieren, Daten besorgen/entwerfen
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Kirmes01.06.2024Einlass-Kontrollbändchen besorgen213
Toralf HansenKirmeseinmalig01.05.2024Anschreiben Mitglieder/HelpensteinerAlle Mitglieder und Helpensteiner sollen angeschrieben werden. Inhalt: Hinweis auf Vorverkauf Karten und Abfrage wegen Teilnahme am Montagsfrühstück.209
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024GEMA Kirmes Veranstaltung anmelden43
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.06.2024Kassendienst für Kirmes festlegenDie Einteilung des Kassendienstes wird auf der letzten Vorstandsversammlung vor der Mitgliederversammlung besprochen werden.90
KirmesJährlich vor Kirmes30.06.2024Einlasskontrollen Kirmes6
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes30.06.2024Vorbereitung Auszahlungsversammlung33
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest06.09.2024GEMA Oktoberfest Veranstaltung anmelden44
Kirmesjährlich vor der Abrechnungsversammlung01.11.2024Vorbereitung der Abrechungsversammlung34
Kirmesjährlich vor der Abrechnungsversammlung01.11.2024Treffen PHM und Vorstand Kassierer und stellv. Kassierer:
E-Mail an 1. Kassiere. 1. und 2. Vorsitzenden und am PHM (Termin festlegen für Abrechung des GJ)
Treffen PHM vorbereiten

PHM:
Geschäftsbericht erstellen
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Wolfgang BongartzHelpenstein allgemeinbei Bedarf00.00.0000Archivierung von Fotos und sonstigen Dokumenten (z.B. auch Veröffentlichungen zur Helpensteiner Historie). Hier könnten wir noch erheblich professioneller arbeiten. Sobald wir eine vernünftige Internetverbindung zum Hochladen von Daten z.B. in eine Internet-Datenbank haben, würde ich hier gerne mehr Zeit investieren und Matthias unterstützen.114
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest06.08.2023Organisation der Versammlungen inklusive Checkliste und Aufgabenliste.111
OktoberfestJährlich vor Oktoberfest09.09.2023Plakate/Handzettel für OktoberfestA4 und A3 erstellen und verteilen80
OktoberfestJährlich während des Oktoberfest19.09.2023Begrüßung und Moderation der Spiele112
KirmesJährlich nach der Kirmes21.09.2023Kirmesnachlese mit Tambourcorps SpeckRückblick auf die letzte Kirmes
Ausblick auf die nächste Kirmes
72
SeniorenfeierJährlich im Advent01.12.2023Seniorenfeier organisieren106
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.01.2024Anstecknadel für den alten König besorgenNadel für Andreas Bähner ist schon da!69
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.01.2024Jubilare Kirmes feststellen 25, 40 und 50 Jahre
Geschenke und Ehrennadeln etc. besorgen
68
Helpenstein allgemeinJährlich vor 1. Mai01.03.2024Checkliste 1. Mai vorbereiten60
Helpenstein allgemeinJährlich vor 1. Mai01.04.2024Einladung zur Versammlung 1. Mai und Checkliste verschicken61
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.04.2024Vorbereitungsgespräch mit neuem König, Terminabsprachen96
KirmesJährlich zum 1. April01.04.2024Berichte für die ZeitungBild des neuen König
Bericht vom König
Jubilare
Besonderheiten
9
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.05.2024Stationen Umzug KirmesmontagStationen für den Kirmesmontag festlegen
Organisation der Bewirtung
92
KirmesJährlich zum 1. Mai02.05.2024Einladungen Ehrengäste KirmessonntagSchriftführer:
Einladungen erstellen und ausdrucken

Vorsitzender:
unterschreiben und Verteilen/per Post verschicken


2
Kirmes09.05.2024Checkliste "Fass-Sponsoren" für Kirmesmontag erstellen 23.02.2023
Mit Hans + Trudi besprechen (Wolfgang)

19.01.2023:
Bei Schorsch organisiert das die Nachbarschaft

11.12.2022
Leute, die zu Stationen einladen müssen Softgetränke und Schnäpse etc. selbst beschaffen

Was ist mit Gläsern und Bechern?
197
Helpenstein allgemeinjährlich vor der Kirmes15.06.2024Kirmesflyer bei K.-H. Beckers einwerfenWichtig!171
KirmesJährlich vor Kirmes01.07.2024Liste Hahneköppen vorbereiten4
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.07.2024Blumenschmuck für das ZeltBlumen für das Zelt besorgen und im Zelt aufbauen
Tischläufer Helpenstein
das Budget liegt bei 300 Euro.
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Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.07.2024Reden vorbereitenGefallenenehrung
Stationen Montagsumzug
Krönung
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Kirmesjährlich vor Kirmes01.07.2024Vorbereitung Totenehrung am SonntagStänder für Kranz an der Kapelle aufstellen
alle Kerzen an
anschließend Kerzen wieder aus machen
184
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.07.2024Vorstandsgeschenk für König besorgenKarte besorgen, Geld einsammeln102
Kirmesjährlich vor Kirmes01.07.2024Geschenke für Pfarrer, Pastor, DiakonGeschenke besorgen und nach der Messe überreichen185
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes15.07.2024Ablauf Krönung KirmesfreitagAbstimmung wer wann gratuliert und wer einen Auftritt plant
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Helpenstein allgemeinWährend der Kirmes21.07.2024Empfang und Begrüßung Ehrengäste Sonntags104
Kirmesjährlich nach der Kirmes27.07.2024Kranz und Ständer an der Kapelle wegräumen1-2 Wochen nach der Kirmes den Kranz an der Kapelle wegräumen186
Helpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.01.2026Pokal Kinderhahnenkönig besorgenEs sind noch Pokale bis ca. 2027 vorhanden. 30.08.2023 Wolfgang Bongartz99
zukünftiger KönigHelpenstein allgemeinJährlich vor der Kirmes01.04.2024Vorbereitungsgespräch mit neuem König, Terminabsprachen96

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