toDo Listen nach Kategorie
| Kategorie | Verantwortlich | Turnus | Fälligkeit | toDo | Beschreibung | ID |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Helpenstein allgemein | Matthias Ervenich, Michael Holzschneider, Wolfgang Bongartz | bei Bedarf | 00.00.0000 | Archivierung von Fotos und sonstigen Dokumenten | (z.B. auch Veröffentlichungen zur Helpensteiner Historie). Hier könnten wir noch erheblich professioneller arbeiten. Sobald wir eine vernünftige Internetverbindung zum Hochladen von Daten z.B. in eine Internet-Datenbank haben, würde ich hier gerne mehr Zeit investieren und Matthias unterstützen. | 114 |
| Wolfgang Bongartz | Jährlich vor 1. Mai | 01.03.2023 | Checkliste 1. Mai vorbereiten | 60 | ||
| König, PHM | Jährlich vor der Kirmes | 01.03.2023 | Kirmesflyer erstellen | Fotos, Texte, Stories, Artikel Themen sammeln, bzw. schreiben. | 40 | |
| Daniel Konczwald | 16.03.2023 | Feier für Ehrenpräsident organisieren | 23.02.2023 Scheune aufräumen - 01.04.2023 Einladungen an auswärtige Gäste (evtl. Bürgermeister oder Landrat) Handzettel in Helpenstein (31.03.2023 verteilen) Artikel für NGZ (Iris Wilke kontaktieren) - Woody TC Speck kommt MVH kommt - benötigt noch detaillierte Informationen zu Antreten etc. (Paul klärt, wie viele Musiker mindestens für Zapfenstreich spielen müssen) Musik für anschließend in der Scheune wird intern organisiert (Christoph) Curry Inc macht Bewirtung & Essen Toilettenwagen ist bestellt - noch zu bestätigen Pechfackeln noch bestellen (Dörr) Dresscode: Anzug & Hemd Projektmanager (Daniel) 22. April 2023; Scheune Holzschneider Zapfenstreich an der Kapelle 19:00 Uhr Treffen Gäste 19:45 Treffen Musik Scheune aufräumen und Aufbau Zelte sortieren TC Speck (Musikbeauftragte) MVH Toilettenwagen Curry Ink (von 20:30 bis 22:00) - Felix Zur nächsten Versammlung Aktionsplan erstellen (Daniel + Team) | 201 | ||
| gesamter Vorstand | einmalig | 16.03.2023 | Geschenk Jubiläum TC Speck März 2023 | 23.02.2023 500€ Cash im Umschlag | 145 | |
| PHM | Jährlich vor der Kirmes | 31.03.2023 | Drucksachen entwerfen und in Druck geben | Plakate A2 Kirmes, Plakate A2 Kirmessamstag, Eintrittskarten, Einladungen U-Stammtisch Einladungen Königinnen, 8x Banner Großflächenwerbung, 2x Banner für Anhänger Banner Mesh für Hauptsponsor Kirmes-Großplakat für Landstraße Tischläufer Hauptsponsor Tischläufer Helpenstein grüßt… Safe the Date für Okto.-Fest und Kirmes des nächsten Jahres | 39 | |
| Wolfgang Bongartz | Jährlich vor 1. Mai | 01.04.2023 | Einladung zur Versammlung 1. Mai und Checkliste verschicken | 61 | ||
| Peter Baumann | bei Bedarf | 01.04.2023 | Organisation der Besuch der Kirmes/Schützenfeste | Münchrath, Hoisten, Speck/Wehl, Neuss ect. | 105 | |
| Christian Schmitz | Jährlich vor der Kirmes | 01.04.2023 | Schausteller für Kirmes | Schausteller für die Kirmes festmachen | 45 | |
| Michael Holzschneider | Jährlich vor der Kirmes | 01.04.2023 | Treffen mit Ralf Weyers (Ortnungsamt Stadt Neuss) | 26 | ||
| Martin Kluth, zukünftiger König, Laurin Titze | Jährlich vor der Kirmes | 01.04.2023 | Vorbereitungsgespräch mit neuem König, Terminabsprachen | 96 | ||
| Matthias Ervenich | monatlich | 11.04.2023 | Einladung Vorstandsversammlung | Zukünftig soll jeden Monat am dritten Donnerstag des Monats eine kurze Vorstandsversammlung stattfinden bei der die aktuellen Themen und Aufgaben besprochen werden. Matthias erstellt die entsprechenden Terminabfragen. | 144 | |
| Schriftführer | Einmalig | 13.04.2023 | Dorfversammlungen 2023 vorbereiten | Termine für Versammlungen festlegen Versammlungsort festlegen Rückblick Kirmes 2022 Organisation und Programm Kirmes 2023 Organisation Oktoberfest 2023 | 123 | |
| Matthias Ervenich | Jährlich nach der Kirmes | 13.04.2023 | Kirmes für Folgejahr auf Facebook einrichten | 21 | ||
| noch nicht zugeordnet | 20.04.2023 | Flyer Dorfversammlung | Zur nächsten Dorfversammlung am 27.01.2023 soll ein Flyer erstellt werden | 135 | ||
| Wolfgang Bongartz | Jährlich vor der Kirmes | 20.04.2023 | Kinderbelustigung | Organisation der Kinderbelustigung, inklusive der Beschaffung der Preise und des Wurfmaterials sowie der Helfer. Das Geld bekommen wir aus der Oktoberfestkasse. In diesem Jahr erstmals auch mit dem Kontakt zum Zirkus Traber (was wir ggf. beibehalten möchten). Das Budget liegt bei 300 Euro | 109 | |
| Christoph Bongartz | einmalig | 20.04.2023 | Musikbox | Christoph holt Angebote über eine Musikbox ein und informiert anschließend den Vorstand. | 211 | |
| gesamter Vorstand | zum Jahresanfang | 20.04.2023 | Termine für das kommende Jahr festlegen | Kirmes Oktoberfest Seniorenfeier Dorfversammlungen Vorstandsversammlungen einmal je Quartal Auszahlungsversammlung Abrechnungsversammlung Nachlese der letzten Kirmes Termine mit der Kneipe absprechen | 3 | |
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.05.2023 | Anstecknadel für den alten König besorgen | Nadel für Andreas Bähner ist schon da! | 69 | |
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.05.2023 | Antrag bei der Stadt stellen wegen Straßennutzung Kirmes | 97 | ||
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.05.2023 | Hähne für Hahneköppen | Der Hahn kann über Dietmar Heiser aus Münchrath bezogen werden Hahn Montags abholen 1 Sack Hühnerfutter und eine Kiste Alt für Heiser besoregn und mitnehmen | 50 | |
| PHM | Jährlich vor der Kirmes | 01.05.2023 | Sponsoren Einladungen und Rechnungen | 41 | ||
| Christian Schmitz | Jährlich vor der Kirmes | 01.05.2023 | Toilettenwagen | Abklären der Zeiten für die Leerung des Toilettenwagen mit Zeltverleih | 15 | |
| Paul Bongartz | 18.05.2023 | DIN A2 Unterlage für Plakate beschaffen | 23.02.2023 Theo bestellt 40 Stck. bei "Wir-machen-Druck" 19.01.2023 Es werden 45 Stck. benötigt 11.12.2022 Unterlage aus Holz, Karton etc. | 199 | ||
| Cedrik Vidahl, Norbert Ervenich, Paul Bongartz, Peter Baumann | Einmalig | 18.05.2023 | Plakatwand erneuern bzw. neues Konzept | Die Plakatwand muss in den nächsten 1-2 Jahren erneuert werden. | 129 | |
| Michael Holzschneider | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | "Kirmes Böllern" klären wo und wann mit dem Bürger- und Ordnungsamt | 25 | ||
| Michael Holzschneider | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Beantwortung der E-Mail vom Bürger- und Ordnungsamt (Ralf Weyers) zum kommenden Schützenfest | 24 | ||
| Christoph Bongartz | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | E-Mail an das Tiefbauamt der Stadt Neuss (Hans-Jürgen Stellwagen) mit dem aktuellen Fahnenplan | 28 | ||
| Markus Vidahl | jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Einladung der Ehrengäste zum Unternehmerfrühschoppen | Die Einladung erfolgt durch die PHM auf Briefpapier der Kirmesgesllschaft | 146 | |
| PHM | jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Eintrittskarten | Zukünftig sollen Freikarten von anderen Eintrittskarten (z.B. Unternehmerpaket) unterschieden werden können. Daher sollen diese andersfarbig bedruckt werden | 153 | |
| Michael Holzschneider, Toralf Hansen | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | GEMA Kirmes Veranstaltung anmelden | 43 | ||
| Peter Baumann | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Großflächenwerbung | Großflächenwerbung anbringen Banner an Anhänger anbringen und Hänger prominent platzieren. Z.B. an Schützenplätzen der Umgebung. | 47 | |
| noch nicht zugeordnet | Einmalig | 01.06.2023 | Hinweisschild Hildegundis vor der Kapelle | 64 | ||
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Jubilare Kirmes feststellen | 25, 40 und 50 Jahre Geschenke und Ehrennadeln etc. besorgen | 68 | |
| gesamter Vorstand, Michael Holzschneider, Toralf Hansen | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Kassendienst für Kirmes festlegen | Die Einteilung des Kassendienstes wird auf der letzten Vorstandsversammlung vor der Mitgliederversammlung besprochen werden. | 90 | |
| gesamter Vorstand | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Kirmesflyer verteilen | Broschüren, Verteilung organisieren | 49 | |
| Michael Holzschneider | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Melden der Mitgliederzahlen an Stadt Neuss | 125 | ||
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Pokal Kinderhahnenkönig besorgen | 99 | ||
| PHM | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Radiospot NEWS 89.4 abklären | 48 | ||
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Termin und Ablauf Gottesdienst | mit Pfarrer absprechen, Texte vorbereiten | 98 | |
| Michael Holzschneider | Jährlich vor der Kirmes | 01.06.2023 | Zuschuss Stadt Neuss beantragen | 67 | ||
| Wolfgang Bongartz | jährlich vor der Kirmes | 15.06.2023 | Kirmesflyer bei K.-H. Beckers einwerfen | Wichtig! | 171 | |
| Michael Holzschneider | Jährlich vor der Kirmes | 30.06.2023 | E-Mail an den Vorstand wer Geld für die Kirmestage für z.B. das Karusell benötigt | 2018 350 EUR Karussell (Christian) 300 EUR Kinderbelustigung (Wolfgang) [ein Teil wie aus der Oktoberfestkasse bezahlt] | 37 | |
| Michael Holzschneider | Jährlich vor der Kirmes | 30.06.2023 | E-Mail an die Stadtentwässerung Neuss (Heinz-Leo Lürpen) mit den Zeiten zur Leerung des Toilettenwagen | 27 | ||
| Michael Holzschneider, Martin Kluth, Toralf Hansen | Jährlich vor der Kirmes | 30.06.2023 | Vorbereitung Auszahlungsversammlung | 33 | ||
| Christian Schmitz | Jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Biergutscheine Kirmessonntag | Festlegen wer Gutscheine bekommt und wer diese besorgen -Musikverein - Tambourcorps -Feuerwehr ? - sonstige ? | 91 | |
| Claudia Bongartz, Wolfgang Bongartz | Jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Blumenschmuck für das Zelt | Blumen für das Zelt besorgen und im Zelt aufbauen Tischläufer Helpenstein das Budget liegt bei 300 Euro. | 52 | |
| Matthias Ervenich | vor den Versammlungen | 01.07.2023 | Einladungen zu Versammlungen Online stellen | Laut neuer Satzung werden die Einladungen zu Versammlungen künftig auf der Homepage veröffentlicht. | 170 | |
| Martin Kluth | Während der Kirmes | 01.07.2023 | Empfang und Begrüßung Ehrengäste Sonntags | 104 | ||
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Kranz / Blumen für die Kirmestage bestellen und teilweise abholen | 100 | ||
| gesamter Vorstand | jährlich auf Kirmes | 01.07.2023 | Lagebesprechung am Samstag | Zukünftig trifft sich der Vorstand am Samstag Abend um 20:00, 22:00 und 24:00 Uhr an der Theke zu kurzen Lagebesprechungen. | 172 | |
| Martin Kluth | Während der Kirmes | 01.07.2023 | Organisation Gottesdienst | (Deko in der Kapelle, Aufbau, Abbau) | 103 | |
| Cedrik Vidahl, Henrik Ervenich, Paul Bongartz | bei Bedarf | 01.07.2023 | Pflege Aussenanlage Kapelle und Bildstock | Rückschnitt und Pflege der Außenanlage an Kapelle und Bildstock im Frühjahr und vor Kirmes | 187 | |
| Matthias Ervenich, Laurin Titze | bei Bedarf | 01.07.2023 | Pressearbeit | Kontakt zur Presse halten Artikel für Kirmes und Oktoberfest vorbereiten Christoph.Kleinau_at_ngz-online.de redaktion_at_ngz-online.de online_at_ngz-online.de redaktion_at_stadt-kurier.de redaktion.neuss_at_westdeutsche-zeitung.de baten_at_ngz-online.de | 59 | |
| Wolfgang Bongartz | Jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Reden vorbereiten | Gefallenenehrung Stationen Montagsumzug Krönung | 101 | |
| Laurin Titze | Jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Stationen Umzug Kirmesmontag | Stationen für den Kirmesmontag festlegen Organisation der Bewirtung | 92 | |
| Christian Schmitz, Norbert Ervenich | jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Tischreservierungen | Für Sonntag Morgens werden Tischreservierungen für Vorstand/Ehrengäste, Unternehmertisch und Tambourcorps benötigt. Norbert und Christian kümmern sich hierum | 152 | |
| Felix Thiel, Martin Kluth | einmalig | 01.07.2023 | Umzüge | Die Umzüge am Samstag und Dienstag sollen pünktlich um 19:30 Uhr beginnen. Das Tambourcorps und der Musikverein sollen darauf im Vorfeld der Kirmes hingewiesen werden. | 158 | |
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Vorstandsgeschenk für König besorgen | Karte besorgen, Geld einsammeln | 102 | |
| Markus Vidahl | Jährlich vor der Kirmes | 10.07.2023 | Zelt vorbereiten/schmücken | Traversensystem für Mesh-Banner Hauptsponsor aufbauen Banner und Fahnen aufhängen Sponsorentafel evtl. Banner Hauptsponsor anbringen | 54 | |
| Wolfgang Bongartz | Jährlich vor der Kirmes | 15.07.2023 | Ablauf Krönung Kirmesdienstag | Abstimmung wer wann gratuliert und wer einen Auftritt plant | 121 | |
| Christoph Bongartz | 15.07.2023 | Absperrung Kirmes am Kapellchen | Für die Messe am Samstag und die Ehrung am Sonntag muss der Bereich vor der Kapelle abgesperrt werden. | 139 | ||
| Wolfgang Bongartz | Während der Kirmes | 15.07.2023 | Ansage Hahneköppen | 110 | ||
| Matthias Ervenich | Jährlich nach der Kirmes | 15.07.2023 | Termin Nachlese Kirmes per Doodle festlegen | 127 | ||
| gesamter Vorstand | Jährlich nach der Kirmes | 18.07.2023 | Zelt / Kirmesplatz abschmücken/aufräumen | Der Vorstand trifft sich Kirmesmittwoch um 11:00 Uhr: Traversensystem für Mesh-Banner Hauptsponsor abbauen Zeltschmuck abbauen Kirmesplatz checken, evtl. aufräumen | 56 | |
| Matthias Ervenich | Jährlich nach der Kirmes | 25.07.2023 | Neue Seite Kirmes für Folgejahr einrichten | 19 | ||
| Matthias Ervenich | Nach der Kirmes und nach der Abrechnungsversammlung | 26.07.2023 | Email-Verteiler Vorstand aktualisieren | Nach der Kirmes und nach der Abrechnungsversammlung | 18 | |
| Matthias Ervenich | Nach der Kirmes und der Abrechnungsversammlung | 28.07.2023 | Vorstand auf Homepage aktualisieren | 22 | ||
| Matthias Ervenich | jährlich | 01.08.2023 | Doodle-Einladung Oktoberfestversammlung | 159 | ||
| gesamter Vorstand | jährlich | 01.10.2023 | Weihnachtsbaum organisieren | Wenn möglich jedes Jahr einen Sponsor finden, der die Kosten des Weihnachtsbaum übernimmt. 2019 hat sich Norbert Ervenich bereit erklärt die Kosten zu übernehmen. | 163 | |
| Matthias Ervenich | Jährlich nach dem Oktoberfest | 15.10.2023 | Oktoberfest für Folgejahr auf Facebook einrichten | 116 | ||
| Felix Thiel, Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.11.2023 | Vertrag Musikverein | 71 | ||
| Peter Baumann | Jährlich im Advent | 01.12.2023 | Weihnachtsbaum setzen | 65 | ||
| gesamter Vorstand | 02.12.2023 | Tannenbaumfest | Das Tannenbaumfest findet am 02.12.2023 statt. Bisher haben wir noch keinen Tannenbaum. | 192 | ||
| gesamter Vorstand | Jährlich nach dem Weihnachtsbaumfest | 03.12.2023 | Aufräumen nach dem Weihnachtsbaumfest | 136 | ||
| Felix Thiel | Jährlich vor der Kirmes | 01.02.2024 | Imbiss für Kirmes | Imbiss für die Kirmes festmachen | 46 | |
| Christian Schmitz | Jährlich Anfang des Jahres | 01.02.2024 | Zeltgröße festlegen und mit Zeltverleih abstimmen | 14 | ||
| Matthias Ervenich, Michael Holzschneider, Peter Baumann, Wolfgang Bongartz | regelmässig | 10.02.2024 | Pflege Personendatenbank für Helpenstein | 161 | ||
| Matthias Ervenich | Jährlich Anfang des Jahres | 11.03.2024 | Termine Neusser Schützenfeste aktualisieren | 20 | ||
| Homepage | Matthias Ervenich | bei Bedarf | 00.00.0000 | Facebookseite pflegen | 117 | |
| Matthias Ervenich | regelmässig | 00.00.0000 | Regelmässige Pflege der Homepage | 23 | ||
| gesamter Vorstand | 16.03.2023 | Bilder der Vorstandmitglieder auf der Homepage | es fehlen noch von einigen Mitgliedrrn die Bilder | 194 | ||
| Matthias Ervenich, PHM | regelmässig | 20.05.2023 | Sponsoren auf Homepage aktualisieren | Sponsoren checken, Daten besorgen/entwerfen Neue Sponsoren akquirieren, Daten besorgen/entwerfen | 16 | |
| Matthias Ervenich | nach Kirmes | 25.07.2023 | Könige auf Homepage aktualisieren | 17 | ||
| Kirmes | gesamter Vorstand | 00.00.0000 | Ansprechpartner | Tiebauamt Stadt Neuss Hans-Jürgen Stellwagen 02131/90-8920 hans-juergen.stellwagen_at_stadt.neuss.de Bürger- und Ordnungsamt Stadt Neuss Ralf Weyers 02131/90-3226 0177/7321212 R alf.Weyers_at_stadt.neuss.de René Dienstbier 0177/7321214 Stadtentwässerung Heinz-Leo Lürpen 02131/90-8755 0172/2179254 heinz-leo.luerpen_at_stadt.neuss.de Karl-Heinz Kamp 02131/468385 0172/4355240 Getraenkekamp_at_aol.com Kirmesgesellschaft Fidele Brüder Helpenstein IBAN DE88 3055 0000 0093 4955 96 BIC WELADEDNXXX | 38 | |
| Christian Schmitz | bei Bedarf | 00.00.0000 | Ansprechpartner für Zeltverleih | 124 | ||
| Michael Holzschneider | regelmässig | 00.00.0000 | Beiträge der Auswärtigen Mitglieder kassieren | 32 | ||
| Martin Kluth | bei Bedarf | 00.00.0000 | Besuch diverser Schützentreffen | Neuss, Grevenbroich, Holzheim | 107 | |
| gesamter Vorstand, Matthias Ervenich | Einmalig | 00.00.0000 | Bilder der Könige auf Homepage | es fehlen noch einige Bilder der Königspaare | 118 | |
| Matthias Ervenich, Michael Holzschneider, Peter Baumann | regelmässig | 00.00.0000 | Mitgliederlisten in der Datenbank pflegen | 30 | ||
| noch nicht zugeordnet | 01.03.2023 | neue Fahnen | Der Entwurf für neue Fahnen muss erstellt werden | 191 | ||
| noch nicht zugeordnet | 16.03.2023 | Checkliste "Fass-Sponsoren" für Kirmesmontag erstellen | 23.02.2023 Mit Hans + Trudi besprechen (Wolfgang) 19.01.2023: Bei Schorsch organisiert das die Nachbarschaft 11.12.2022 Leute, die zu Stationen einladen müssen Softgetränke und Schnäpse etc. selbst beschaffen Was ist mit Gläsern und Bechern? | 197 | ||
| Theo Bongartz | vor der Kirmes | 16.03.2023 | Kirmesplakate erstellen | Der geänderte Programmablauf der Kirmes muss bei der Erstellung der Plakate berücksichtigt werden. | 164 | |
| Christoph Bongartz, Felix Thiel, Markus Vidahl, Paul Bongartz, Toralf Hansen, Christian Schmitz | 16.03.2023 | Musik Kirmes 2023 | 19.01.2023: MVH: Montag von 15 auf 13 Spielleuten reduzieren. 4.880€ Vorschlag: 250 Biermarken für alle Tage Musik zur Messe fällt aus. Technik: 2.880€ für 2 Techniker am Samstag Am Freitag ist die Band Klangstadt geplant. Am Samstag der DJ Pesch, die Rabaue und die Band UDOMAT Am Montag soll der SoundConvoy spielen. Bis Anfang der kommenden Woche erstellen Markus, Henrik, Christoph und Paul einen Budgetplan über die entstehenden Kosten für die aufgeführten Bands. Ist erledigt. Markus und Felix klären ab welche Technik benötigt wird und was diese kostet. Toralf klärt wie hoch die Gema-Kosten liegen. Ist erledigt. Der Eintritt am Samstag liegt bei 19 Euro, ggf. soll Freitag ein Eintritt in Höhe von 6 Euro genommen werden. | 190 | ||
| noch nicht zugeordnet | Jährlich zum 1. April | 01.04.2023 | Berichte für die Zeitung | Bild des neuen König Bericht vom König Jubilare Besonderheiten | 9 | |
| noch nicht zugeordnet | Einmalig | 20.04.2023 | Organisation Kinderbelustigung | Nachfolger für Wolfgang und Claudia Auf Dorfversammlung klären | 133 | |
| Matthias Ervenich, Wolfgang Bongartz | einmalig | 01.05.2023 | Anschreiben Mitglieder/Helpensteiner | Alle Mitglieder und Helpensteiner sollen angeschrieben werden. Inhalt: Hinweis auf Vorverkauf Karten und Abfrage wegen Teilnahme am Montagsfrühstück. | 209 | |
| noch nicht zugeordnet | Jährlich zwischen 1. Mai - 15. Juli | 01.05.2023 | Plakate verteilen | Plakate A2 Kirmes und Plakate A2 Samstag in den Schützenzelten der Region verteilen Plakate verteilen Freitag vor Holzheimer Kirmes | 8 | |
| Matthias Ervenich, Wolfgang Bongartz | Jährlich zum 1. Mai | 02.05.2023 | Einladungen Ehrengäste Kirmessonntag | Schriftführer: Einladungen erstellen und ausdrucken Vorsitzender: unterschreiben und Verteilen/per Post verschicken | 2 | |
| PHM | einmalig | 18.05.2023 | Sicherheitsdienst für Kirmes organisieren | 11.12.2022 Für die Kirmes 2023 wird ein Sicherheitsdienst benötigt. 7.11.2019 Auftragsbestätigung bekommen wir, Marc würde gerne zur Vorstandsversammlung im Dezember kommen und dort alles weitere besprechen für das nächste Jahr (wie in der Vorstandsversammlung besprochen). Weil ich ab morgen im Urlaub bin und deshalb nicht an der Versammlung teilnehmen kann, wollte er lieber im Dezember mit mir zusammen kommen. Zeitnah soll ein Gespräch mit Marc Nauheim stattfinden, bei dem die Kirmes 2019 besprochen wird. Er soll zukünftig rechtzeitig mit in die Planungen der Kirmes eingebunden werden. Es wurde klar gestellt dass der Sicherheitsdienst alleine dafür zuständig ist wer ins Zelt gelassen wird und wer nicht. Für die nächsten Jahre benötigen wir vor der Kirmes eine Auftragsbestätigung des Sicherheitsdienstes. Felix kümmert sich um diese Punkte. | 177 | |
| Claudia Bongartz | jährlich | 01.06.2023 | Anstecker Königin | Ab sofort sollen alle Königinnen einen Anstecker als Erinnerung erhalten. Claudia kümmert sich hierum | 210 | |
| Martin Kluth | jährlich vor Kirmes | 01.06.2023 | Genehmigung bei der Stadt einholen | 182 | ||
| Paul Bongartz | 22.06.2023 | Abbauen der Utensilien der Kirmesgesellschaft am letzten Kirmestag organisieren | 11.12.2022 Termin und Zeiten festlegen Team zusammenstellen Utensilien abbauen und an den Lagerplatz zurückbringen Inventarliste erstellen | 198 | ||
| Beisitzer, Paul Bongartz | 22.06.2023 | Aufbau und Zelt Schmücken | Utensilien zum Aufbauen und Schmücken organisieren und Team zusammenstellen | 200 | ||
| Michael Holzschneider, Toralf Hansen | Jährlich vor Kirmes | 30.06.2023 | Einlasskontrollen Kirmes | 6 | ||
| Martin Kluth | Jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Blumenschmuck Kapellchen und Bildstock | Blumenschmuck für Kirmes besorgen und am Kapellchen und Bildstock aufstellen | 53 | |
| Michael Holzschneider | Jährlich vor Kirmes | 01.07.2023 | Damenkarten | 5 | ||
| noch nicht zugeordnet | jährlich vor Kirmes | 01.07.2023 | Geschenke für Pfarrer, Pastor, Diakon | Geschenke besorgen und nach der Messe überreichen | 185 | |
| Norbert Ervenich | jährlich vor Kirmes | 01.07.2023 | Hebebühne für Zeltaufbau | 179 | ||
| Wolfgang Bongartz, Michael Holzschneider | Jährlich vor Kirmes | 01.07.2023 | Liste Hahneköppen vorbereiten | 4 | ||
| Martin Kluth | jährlich vor Kirmes | 01.07.2023 | Messe und Krönung an der Kapelle | Tisch für Messe vor der Kapelle besorgen und aufstellen Stofftischtuch, Windlicht und Kreuz aufstellen Kerzen in der Kapelle anmachen Lautsprecheranlage besorgen (bis jetzt H.-J. Lorenzen) 17:45 Uhr Treffen Präsident mit Königspaaren nach der Messe alles aufräumen, Kerzen ausmachen | 183 | |
| Christian Schmitz, Markus Vidahl | jährlich vor Kirmes | 01.07.2023 | Musikbühne für Zelt | Größe und Standort der Musikbühne mit Tanzmusik und Zeltwirt klären. | 181 | |
| Peter Baumann | jährlich nach der Kirmes | 01.07.2023 | Plakate abhängen | Die Plakate sollen zeitnah nach Kirmes abgehangen werden. Beim Aufhängen der Plakate sollen deren Standorte notiert werden, damit beim Abhängen der Plakate keine vergessen werden (toDo | 174 | |
| PHM | Jährlich vor der Kirmes | 01.07.2023 | Radiospot aufzeichnen | 51 | ||
| PHM | jährlich vor Kirmes | 01.07.2023 | Stele für Werbuing/Sponsoren | 180 | ||
| Wolfgang Bongartz | jährlich vor Kirmes | 01.07.2023 | Vorbereitung Totenehrung am Sonntag | Ständer für Kranz an der Kapelle aufstellen alle Kerzen an anschließend Kerzen wieder aus machen | 184 | |
| Peter Baumann | Jährlich vor der Kirmes | 06.07.2023 | Kirmesmontag Hähne abholen | 55 | ||
| Martin Kluth | jährlich nach der Kirmes | 18.07.2023 | Kranz und Ständer an der Kapelle wegräumen | 1-2 Wochen nach der Kirmes den Kranz an der Kapelle wegräumen | 186 | |
| Peter Baumann | Jährlich vor Oktoberfest | 01.09.2023 | Plakatwand aufbauen und Plakat aufhängen | 81 | ||
| Henrik Berkel, PHM, Wolfgang Bongartz | Jährlich nach der Kirmes | 21.09.2023 | Kirmesnachlese mit Tambourcorps Speck | Rückblick auf die letzte Kirmes Ausblick auf die nächste Kirmes | 72 | |
| Cedrik Vidahl, Christoph Bongartz, Henrik Berkel, Markus Vidahl | Jährlich vor der Kirmes | 01.10.2023 | Vertrag Tanzmusik | 73 | ||
| PHM, Martin Kluth, Michael Holzschneider, Toralf Hansen | jährlich vor der Abrechnungsversammlung | 01.11.2023 | Treffen PHM und Vorstand | Kassierer und stellv. Kassierer: E-Mail an 1. Kassiere. 1. und 2. Vorsitzenden und am PHM (Termin festlegen für Abrechung des GJ) Treffen PHM vorbereiten PHM: Geschäftsbericht erstellen | 35 | |
| Michael Holzschneider, Toralf Hansen | jährlich vor der Abrechnungsversammlung | 01.11.2023 | Vorbereitung der Abrechungsversammlung | 34 | ||
| Martin Kluth, Markus Vidahl | regelmässig alle 5 Jahre | 01.12.2023 | Versicherungen prüfen | 23.11.2018 Die Verträge in der jetztigen Form sind OK. Eine Änderung ist nicht erforderliche. Die bestehenden Versicherungen müssen geprüft und ggf. aktualisiert werden. | 142 | |
| Christian Schmitz | Jährlich | 01.02.2024 | Hähne bestellen | Bei Dietmar Heiser aus Münchrath fragen, evtl. über Martin. | 202 | |
| Oktoberfest | Christian Schmitz | Jährlich vor Oktoberfest | 01.05.2023 | Bierwagen bestellen Oktoberfest | 77 | |
| Peter Baumann | Jährlich vor Oktoberfest | 01.05.2023 | Klowagen bestellen Oktoberfest | 76 | ||
| Michael Holzschneider, Toralf Hansen | Jährlich vor Oktoberfest | 01.08.2023 | GEMA Oktoberfest Veranstaltung anmelden | 44 | ||
| noch nicht zugeordnet | Jährlich vor Oktoberfest | 01.08.2023 | Plakat für Plakatwand erstellen Oktoberfest | 78 | ||
| Peter Baumann, Wolfgang Bongartz | Jährlich vor Oktoberfest | 01.08.2023 | Plakate/Handzettel für Oktoberfest | A4 und A3 erstellen und verteilen | 80 | |
| Wolfgang Bongartz | Jährlich vor Oktoberfest | 06.08.2023 | Organisation der Versammlungen inklusive Checkliste und Aufgabenliste. | 111 | ||
| Matthias Ervenich, PHM | Jährlich vor Oktoberfest | 01.09.2023 | Einladung Oktoberfest | - Sponsoren - Musikverein - Tambourcorps - Feuerwehr Hoisten | 79 | |
| Anja Zander Ervenich, Claudia Bongartz | Jährlich vor Oktoberfest | 01.09.2023 | Organisation und Durchführung der Tombola | 113 | ||
| Wolfgang Bongartz | Jährlich während des Oktoberfest | 19.09.2023 | Begrüßung und Moderation der Spiele | 112 | ||
| gesamter Vorstand | einmalig | 01.10.2023 | Ausrichtung OKtoberfest | 23.02.2023 Oktoberfest wird von Markus Moll bewirtet. Tombola und Kuchen wird von Helpenstein organisiert. Nach aktueller Lage beträgt der Überschuss beim Oktoberfest nur noch ca. 600 Euro. Über die zukünftige Ausrichtung des Oktoberfest soll auf einer der nächsten Versammlungen gesprochen werden. | 188 | |
| Peter Baumann | Jährlich nach Oktoberfest | 01.10.2023 | Plakatwand abbauen nach Oktoberfest | 82 | ||
| Martin Kluth | Jährlich nach Oktoberfest | 01.11.2023 | Kassenbericht Oktoberfest erstellen | 83 | ||
| PHM | PHM | Jährlich nach der Kirmes | 01.08.2023 | Review Gespräch mit Zeltwirt | Termin zwischen vom 1.8. und 30.9. terminieren | 147 |
| Seniorenfeier | Michael Holzschneider, Anja Zander Ervenich, Claudia Bongartz | jährlich vor der Feier | 01.11.2023 | Liste der über 60-jährigen aktualisieren | 140 | |
| Anja Zander Ervenich, Christiane Ervenich, Claudia Bongartz, Sonja Holzschneider | Jährlich vor der Seniorenfeier | 01.12.2023 | Senioren einladen | 85 | ||
| Wolfgang Bongartz | Jährlich im Advent | 01.12.2023 | Seniorenfeier organisieren | 106 | ||
| gesamter Vorstand | Jährlich vor der Seniorenfeier | 10.12.2023 | Kuchenspenden Seniorenfeier | 87 | ||
| Vorstand | gesamter Vorstand, Wolfgang Bongartz | Einmalig | 12.03.2023 | Bilder der Vorstandsmitglieder | Bilder der neuen Vorstandsmitglieder machen | 66 |
| Matthias Ervenich, Peter Baumann | nach den Versammlungen | 25.04.2023 | Protokolle erstellen | Protokoll erstellen Protokoll an vorstand_at_helpenstein.com verschicken Protokoll auf der Homepage archivieren | 1 | |
| Henrik Berkel | Einmalig | 18.05.2023 | Datenschutz / Satzung überarbeiten | 23.02.2023 Finale Version wurde nochmal von Norbert Wardin geprüft. Vorher versenden und bei Nicht-Annahme melden. Verabschiedung am 24. Juni 2023 03.06.2019 Die Satzung wurde überarbeitet und soll auf der nächsten Abrechnungsversammlung verabschiedet werden. 15.11.2018 Im Januar setzen sich Peter, Martin, Wolfgang, Michael und Matthias mit Hans Cöllen zusammen um das Thema Datenschutz und neue Satzung zu besprechen. Danach soll dann die neue Satzung erstellt und an alle Mitglieder verteilt werden. 11.1.2018 Die Änderungen wurden gesprochen. Michael aktualisiert die Satzung. Sie soll auf der nächsten Auszahlungsversammlung von der Versammlung genehmigt werden. 9.11.2017 Michael überarbeitet die Satzung und schickt einen aktuellen Entwurf an den Vorstand. Die Änderungen sollen dann auf einer der Versammlungen 2018 verabschiedet werden. 9.7.2016 Die aktuelle Satzung sollte überarbeitet werden. Michael prüft diese und schickt eine Email mit Änderungsvorschlägen an den Vorstand. Bei der nächsten Versammlung sollen diese besprochen werden. | 93 | |
| Matthias Ervenich | Jährlich vor der Abrechnungsversammlung | 14.11.2023 | Neuwahlen Vorstand | Klären wer bei der nächsten Abrechnungsversammlung neu gewählt werden muss 2022 Vorsitzender, Kassierer, Stellv. Vorsitzender, Stellv. Schriftführer, Beisitzer, Kassenprüfer 2021 keine Wahl 2020 keine Wahl 2019 Kassierer, Stellv. Vorsitzender, Stellv. Schriftführer, Beisitzer, Kassenprüfer 2018 Stellv. Kassierer, Vorsitzender, Schriftführer, Beisitzer, Kassenprüfer, Jugendvertreter 2017 1. Kassierer, stellv. Vorsitzender, stellv. Schriftführer, Beisitzer, Kassenprüfer 2016 Stellv. Kassierer, Vorsitzender, Schriftführer, Beisitzer 2015 1. Kassierer, stellv. Vorsitzender, stellv. Schriftführer 2014 keine Wahl 2013 keine Wahl | 89 | |
| stellvertretender Kassierer | einmalig | 04.01.2024 | Vorstandskrawatten | Für die neuen Vorstandsmitglieder werden Krawatten benötigt. Mit Martin klären, ob wir noch welche haben oder nachbestellen können | 167 | |
| gesamter Vorstand | Einmalig | 01.01.2025 | Neuwahl Jugendvertreter | 141 | ||
| Zelt | Cedrik Vidahl | Jährlich | 16.03.2023 | Zeltplan mit Markus Moll und König abstimmen | Zeltplan maßstäblich als Zeichnung erstellen 11.12.2022 Cedrik Vidahl hatte sich dafür angeboten | 195 |